“互联网+”时代档案潜在用户研究现状与展望

摘 要 在以“互联网+”为背景的新时代社会中，推动我国档案事业不断向上发展的最根本条件就是不断地加强对档案用户的研究，特别是加强对档案潜在用户的研究。文章主要对我国当前“互联网+”背景下档案潜在用户的研究现状进行梳理、总结，并对其下一步的发展做出可期的展望。

关键词 互联网+ 档案潜在用户 现状 展望

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-03-05

Abstract In the new era society with "Internet +" as the background， the most basic condition to promote the development of archival cause in our country is to constantly strengthen the research on archival users， especially on the potential users of archives. This paper combs and summarizes the current research situation of potential users of "Internet +" archives in China， and makes a prospect for its future development.

Keyword "Internet+"; potential users of archives; current situation; prospects

自2015年国务院印发《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》以来，“互联网+”的热潮居高不下。事实上，“互联网+”任一行业的组合都代表着一种新的经济形态，它使传统档案管理与互联网之间取得紧密联系，实现了深度跨界融合，创造了新的发展生态。这一跨界融合的举措既突破了传统档案管理的局限性，又充分发挥了互联网的强大作用，是一项双赢的合作。从各项研究成果来看，虽然近年来“互联网+”档案的研究越来越多，但是对“互联网+”档案潜在用户的研究却十分匮乏。用户作为档案服务的对象，是档案事业发展中一项至关重要的指标。因此，为了促进档案事业的全面协调发展，做好“互联网+”档案潜在用户的研究，特别是解决当前潜在用户向现实用户转化的问题意义重大。

一、“互聯网+”档案潜在用户研究现状

1.“档案潜在用户”的概念界定。就目前已发表的文章来看，整个档案学界对“档案潜在用户”这一概念的界定还没有完全统一的说法，主要存在以下几种观点：第一种是李军在1994年发表的《谈档案潜在用户转化》一文中提到的“档案潜在用户是指只具有使用档案的需求，而没有到档案部门查找档案的用户”[1]。第二种是杨静在其硕士学位论文中给出的“档案潜在用户是指社会上的组织或个人具有档案利用的潜在需求，但是由于自身能力的限制或者外部条件不足，没办法与档案馆取得交流，事实上也没有与档案馆建立联系的这部分群体”[2]。第三种是宋雅在《档案潜在用户概念的定义方式及外延细分》中首次对“潜在用户”进行明确细分，她认为以往学者对“档案潜在用户”这一概念的界定过于笼统，而“档案潜在用户”可细分为“档案潜在用户”“档案机构潜在用户”“档案馆潜在用户”[3]。杨静在2018年发表的《“互联网+”时代档案潜在用户转化的思考》一文中首次对“‘互联网+’档案潜在用户”进行定义，她指出“互联网+”时代一切可能成为档案部门服务对象的目标都是档案潜在用户，都可能在一定条件下实现向现实用户的转化[4]。

2.“潜在用户”研究的焦点。（1）潜在用户”向“现实用户”转化的障碍。对档案机构而言，要把当前的档案“潜在用户”转化成“现实用户”，主要存在以下几方面的障碍：一方面是由于档案机构的主观因素，即档案馆这类机构的自身发展对潜在用户的转化产生了阻碍。主要表现为档案馆的服务人员专业素养不够高，服务水平难以达到档案用户的需求;档案馆所处的地理位置较为隐蔽，用户平时很难接触;档案馆的馆藏丰富度有限，对繁杂的档案没有进行有序化整理，用户很难从茫茫的档案中迅速筛选并获取到有用的信息;档案馆缺乏有效的宣传，相当一部分“潜在”用户对档案馆认识度不够;此外，由于档案不能带来直接、可观的经济效益，国家对档案事业的支持力度跟不上档案发展的需求，致使档案的开放利用工作与档案利用者的需求对接不上。另一方面是由档案用户引发的客观因素，即由于档案潜在用户自身表达的能力有限，难以表达出对档案的特定需求从而不能有效地实现向“现实用户”的转化;除此以外，中国档案法律法规也存在一定的漏洞急需填补。（2）“潜在用户”如何转变成“现实用户”。笔者对现有文献进行梳理，可以把档案“潜在用户”转化为“现实用户”的主要措施具体归结为以下几方面：首先，对于档案机构主观因素引起的档案用户转化问题，最根本的措施还是从档案机构自身出发，加强档案机构内部工作人员的综合素养，定期开展学习培训课程，主要包括档案机构工作人员的专业知识素养和服务水平质量。就目前情况来看，我国从事档案工作的人员中拥有档案相关专业学历背景的人占比相当小，从专业的角度出发，拥有更专业知识背景的档案从业者要比非专业人士对档案事业的发展更有利。其次，随着互联网的深度普及，档案数字化的进程也一直在不断推进中，加快纸质档案向数字化档案转变的过程、努力实现档案全面信息化是互联网时代档案事业发展的主流方向。此外，俗话说，没有规矩，不成方圆。任何一个行业的发展都离不开法律的约束，档案法律法规的完善是辅助档案事业走向高峰的必要条件。

二、“互联网+”时代档案潜在用户发展展望

1.互联网与档案行业的结合。互联网的便捷性与及时性迫使档案信息用户的行为发生了质的变化，当本就“清冷”的档案部门遇上了“热浪四起”的互联网，就造成了遇“清”更“冷”，遇“热”更“火”的局面——档案部门的档案利用率一直处于沉迷状态，而互联网的大肆崛起恰巧迎合了大众的心理、助长了档案用户的惰性。搜索引擎的便捷性、网络的贯通性，使得用户有问题时第一反应往往是上网查证，而非亲自到档案机构进行实地取证。档案机构的旧有工作习惯早已不能支撑档案事业走向更先进层面的发展需求，档案机构一味追求平稳的发展路线只能暂时稳定当前档案现实用户，但是既不能阻止“溜粉”现象的发生，也不能对档案潜在用户的转变起到有效的转化作用。“互联网+”时代所呈现出的最明显的特征就是“融会贯通”，看似不相交汇的两个行业却通过互联网的连接实现了深度跨界融合。当前互联网、大数据这样的大环境，对档案事业的发展既是挑战又是机遇，挑战的是档案机构是否能勇敢地跳出传统的束缚，意志坚定地与“互联网+”合作，不遗余力地致力于档案潜在用户的转化。推动“互联网+”档案事业的发展是我们整个档案行业共同的也是共通的责任与义务。

2.档案信息网站的维护。档案网站的维护问题同样不容小觑。笔者浏览了全国各省份的档案信息门户网站，其建设情况还有很大的提升空间，此类网站普遍存在的问题是信息更新不及时，陈旧的公告、通知等信息依然活跃在网站主页上。此外，网站发布的信息缺乏新意，打开此类网站，多数网站主页都是刻板、相似的布局，浓浓的政务信息扑面而来，缺乏贴近大众生活气息的档案素材。快节奏的生活对大众而言本就显得有些枯燥无味，缺乏兴趣点，这样一来档案机构“不亲民”的建设形式与大众的生活需求产生了强烈的冲突，长此以往档案潜在用户依然是未被激发出需求的潜在者，而以往的现实用户也极有可能会因为需求得不到满足，体验达不到标准而退出现实用户的行列。

3.档案机构的宣传方式。档案机构和档案信息网站的宣传对档案事业的发展有着至关重要的作用。档案的种类多种多样，主要包括文书档案、工程档案、科研档案、民生档案等。传统的档案宣传手段已经不能满足当前档案机构的发展需求，枯燥无味的纯文本类档案对档案用户的吸引力非常有限，很难抓住档案用户的心理。改变档案机构现有的宣传策略和手段，是抓牢档案现实用户、激发档案潜在用户向现实用户转化的利器。

三、“互联网+”时代档案潜在用户发展趋势

1.充分利用“互联网”的便利。截至2017年下半年，中国的互联网网民数量已突破7.5亿户，移动宽带用户数超过10亿户，固定宽带接入用户达到3.2亿户，互联网带给人们的便利我们有目共睹。档案用户也不再局限于传统意义上的管理人员、研究人员和技术人员，而是拓展到社会公众层面，尤其是庞大的网络用户群[5]。目前大众对档案的意识本就相对薄弱，加之互联网的普及与便利使用户产生行为上的依赖，这难免会对大众的档案意识产生进一步的阻碍，长此以往我们会陷入一种无限循环模式——大部分用户遇到问题时第一反应往往是上网查询，而非到档案机构进行现场咨询查证。针对这种现象，我们应该抓住此类潜在用户的心理，充分利用互联网这座新型桥梁，使用户和档案机构这两个看似孤立的群体建立起稳定的联系。互联网的快速崛起已经让我们充分感受到了它特有的魅力和价值，一定要充分发挥“互联网+”的新理念，让“互联网+档案”能够为更多用户带去最优质的服务和人性的体验，深度激活档案“潜在用户”这一庞大群体。

2.效仿图书馆联盟建设新型档案馆联盟。图书馆界的发展要比档案界的发展更成熟，图书馆联盟的出现使图书馆事业又取得了大的跨越，档案学作为图情档学科的重要一员，也应该积极设法向领先一步的图书馆界学习。图书馆联盟的成功为档案界开拓了新的发展路线。互联网时代最显著的特点就是互联互通，对公众最有利的就是资源的高度共享，档案机构与图书馆相比多了几分神秘和限制，保存与利用、档案相关法律的保障、档案机构自身封闭的环境等，都是我们进一步建立和发展档案事业资源共享之路的绊脚石。

3.推广微时代档案交互平台。近年来，微信、微博等网络公众平台以肉眼可见的速度迅速占領大众的视野，微信、微博等平台作为公众休闲娱乐、日常交流的最常用交互方式，与大众之间早已形成一种坚固稳定的黏性。微平台不仅仅是大众日常消遣的休闲娱乐方式，更是互联网时代知识信息传播的重要途径，档案机构应把握时机，深入了解档案用户的行为及心理，充分利用微平台来宣传档案信息，使档案信息走近档案潜在用户并融入档案潜在用户的生活中，为档案事业的开展铺设一条更加亲民的路线，化解档案在潜在用户心中“高冷”的形象，树立一种“档案在身边”的意识。

四、小结

无论是纸质档案还是电子档案，虽然它们都只是作为一种简单的静态物品被收录并保存下来，但是它们之于整个世界、民族、国家也包括个人来讲，却是一种有生命的、灵动的、有意义的珍贵记忆。在以“互联网+”为背景的新时代社会中，推动我国档案事业不断向上发展的最根本条件就是不断加强对档案用户的研究，特别是加强对档案潜在用户的研究，我们要坚持以用户为中心，全面把握“档案为人民服务”这一核心理念。我国档案事业的发展还有很大的上升空间，做好档案潜在用户的研究是档案界刻不容缓的职责。档案事业的发展承载着太多的价值，我们有义务有责任去保护、宣传、继承和发扬我国的档案事业。

参考文献

[1]李军.谈档案潜在用户的转化[J].浙江档案，1994（4）：18-19.

[2]杨静. 档案潜在用户研究[D].安徽大学，2013.

[3]宋雅.档案潜在用户概念的定义方式及外延细分[J].档案管理，2018（3）：25-26.

[4]杨静.“互联网+”时代档案潜在用户转化的思考[J].档案学研究，2018（1）：75-81.

[5]杨智勇，金波，周枫.“智慧型”档案信息服务模式研究[J].档案管理，2018（6）：21-25.

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