浅谈档案信息化建设

摘 要:随着信息时代的来临和高新枝术的飞速发展,将信息技术的理论和方法应用于企业档案管理中,就会使档案信息资源得到较好的开发和利用,进而提高管理水平,给企业创造经济效益和社会效益。档案作为一种原生的信息资源,其信息化、电子化建设和管理的重要性正日益凸显。因此,有效开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,加强档案信息化、电子化建设和管理十分必要。文章针对扫描、缩微复合系统对档案信息化建设进行了系统的阐述。

关键词:档案信息化 扫描 缩微

中图分类号: G27 文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-044-02

档案信息化主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在设计过程中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。档案信息化建设最终将实现,一是档案信息的数字化、网络化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;三是档案信息高度共享;四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着,设计人员将来利用档案,不用再亲自到档案馆来查阅卷宗,而是可以通过网络查阅利用开放档案,不受时间、地域和文件数量的限制,可以在任何时间、任何地点浏览档案全文,设计人员面对的将是"永不关门"的档案馆。

1介绍扫描情况

档案原件经过扫描以后生成数字化的影像文件,存储在大容量的硬盘或者光盘上,采取数字方式进行处理并通过网络传输,方便对档案原件的保护和档案信息资源的开发利用。扫描技术的优点有:(1)实现档案信息资源的共享,档案数字化以后不再受“孤本”的限制,在网上一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空间”和“时间”的限制。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后,将已开放的档案上网,所有的利用者都可以在任何时间上网利用档案信息资源。除此之外,利用大容量的硬盘或者光盘可以达到海量存储;利用计算机管理可以实现检索的自动化。主要不足之处是采取光盘或硬盘存储,信息保管期限短;数字化档案信息的安全性低;没有法律凭证作用。

2缩微技术简介

缩微技术最早诞生于1839年,商业应用已有近百年的历史,1941年开始较多地应用于设计图纸保存,在国外档案行业已较为普遍使用,国内解放初国家图书馆开始应用,现在政府档案馆、高校图书馆、城建档案系统、航空档案系统、大企业档案部门等均有较多使用。缩微影像本身属于模拟影像,具有与纸张相同的长期保存与信息可靠的优势。相对于纸质档案,缩微胶卷因其占用空间小,其长期保存所需的环境条件(特别是温湿度)更容易实现和控制。相对于电子档案(包括CAD电子文件和扫描文件),缩微胶卷依靠光学放大设备即可识别阅读(在最困难的情况下,用放大镜就可以读出,甚至对着阳光也可读出),所需设备和技术均十分成熟,而电子档案受硬、软件环境及技术发展淘汰的影响和制约。通常都认为缩微胶卷最宜于大量档案的长期、安全、经济地保存大规模数量档案。缩微胶片档案具有法律凭证作用。缩微影像的模拟特性、缩微品保存永久性、记录真实性等优点决定了它的法律凭证作用。缩微技术还有诸如拍摄速度快、存储量大等优点。缩微技术的不足主要有检索自动化程度低,利用与传播不方便。

3档案缩微之利弊

3.1档案缩微之利

⑴信息存贮量大,节省空间。普通缩微摄影的缩小比率为1/7-1/48,超缩小比率可达1/90—1/250,按面积算可将原文件缩小1/49-1/62500,足以和当代存贮密度最高的光盘存贮器相媲美。

⑵精度高,速度快,适应于各种原件的全文存贮。不论被拍摄原件是图形、照片、数据或是文字,也不管其复杂程序如何,均可在曝光的瞬间将其记录下来,被拍摄原件数量越多越能显示出其优越性。

⑶记录准确,质量好。因缩微摄影方法可将原件的形状、格式、颜色等真实记录下来,并且有较高的解像力和清晰度,可读性强,具备法律凭证作用,可长期保存使用。

⑷规格统一,便于信息的交流、传递和收集。缩微品促进了世界信息与知识的传播,其作用远远超过除纸质以外的任何媒介。

⑸可以更好地保护档案原件。由于档案原件经常被利用,原件的机械磨损比较大,如果档案保护条件达不到要求,易出现档案原件字迹褪变、纸张霉变,鼠咬虫蚀等情况,会严重是损害档案原件。及时缩微复制档案,能有效地保证档案的安全。因此,以缩微品代替原件提供利用,可使档案原件得到保护,延长档案原件的寿命。

3.2档案缩微之弊

⑴缩微设备成本较高。缩微设备泛指一切用于缩微拍照、冲洗、检查等机械设备,其中常用的有缩微拍照机、缩微冲洗机、拷贝机、阅读机、接片机、密度仪等。购买成套设备需要一定的财力支持。

⑵缩微拍摄工作要求高。缩微拍摄工作的各个环节,虽然都有相对的独立性,总的来说是一项系统工程。无论是编排、拍摄、冲洗、检验,还是调卷、还卷、整理、装订,都是互相关联、互相制约的,哪个环节出了问题,都会影响缩微工作的质量。

⑶ 缩微胶片利用过程较麻烦。缩微胶片本身是无法提供利用的,必须经过一定的技术处理,对其进行拷贝和还原(放大显示及复印)。利用印片(或镜头成像)的方法,把缩微品上的影像转印到另一感光胶片上,制出缩微品副本的过程,通常将被拷贝的缩微胶片称做“母片”,拷贝后产生的缩微品副本则称作“拷贝片”。拷贝片的质量主要取决于母片的质量,同时也与所使用的拷贝片与拷贝机的类型、性能及工作人员的操作技能、环境条件等有关,但不管如何改变上述条件,拷贝片影像的清晰度和解像力总会随着拷贝片的"代"数的增加而下降,直至某一代拷贝片的影像处于可分辨的临界状态成为最后一代缩微品。通过借助阅读器把缩微影像放大投射到屏幕上进行阅读查看。如果查到所需信息,要借助特殊装置将缩微影像放大复印到纸张上提供人们利用。

⑷缩微品的检索速度较慢。要从高密度存贮的大量缩微影像中查找出特定的信息需要一定的时间和过程。缩微品的检索不同于其他类型载体信息的检索,由于它是极度缩小的信息,用肉眼无法直接辩认,因此必须借助于特殊的检索设备和方法。

⑸档案缩微品的保管条件要求高。档案缩微品与纸质档案要分开存贮,需要建造符合缩微品保管要求的专用库房。库房的温度保持在15~25℃,相对湿度保持在25~40%。库房内要防尘、防光,保持空气的洁净度。档案缩微品的装具不宜采用含酸、硫及硫化物过高的材料。

总之,将档案缩微利弊俱存,因此档案馆在进行档案缩微时要解决的关键一点就是扫描对象的选择,可依据文件、档案的利用频率和保存价值来确定哪些内容需保存于缩微介质中。此外,将缩微设备、计算机设备有机结合,缩微技术与数字技术相结合,是档案部门解决档案长期保管问题,解决档案快速检索利用问题的最佳途径。

4实物档案逐步实现扫描缩微复合系统的必要性

实物档案扫描达到一定量时可以考虑缩微技术。

4.1缩微品适于长期保存的特性,满足工程档案长期保管的需要

(1)国家法规规定工程档案必须长期或永久保管。

(2)公司自身参考利用需要档案长期保管。

根据统计和经验,入库保存期限在30年以内的公司档案占到设计参考利用档案的95%以上,30年以上的约占5%。

(3)公司服务长期客户(如泰钢、马钢等)竞争改造项目,需要档案长期保存一些原为我公司设计/承担的项目在10年20年甚至更长期以后需要改造时,我公司因拥有长期保存完好的档案,参与竞争时倍添方便,承担/设计改造工程时也不需要甲方提供很多外部资料(特别是工艺、设备等外部资料),设计周期因而可以缩短。

4.2安全保管的需要

对于以设计为龙头的工程公司来说,档案是最重要的资源和财富,所以档案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部档案毁于一旦,这个责任谁也承担不起的。档案缩微品本身作为档案的复制件,即是大大提高了档案的安全性,而且缩微品的低成本复制并异地保管,则基本上可以认为档案就有了绝对的安全性。“9•11”恐怖事件中,世贸大厦里的大公司因档案缩微品的异地保存而受损较小。1995年日本阪神大地震,经强磁场和剧烈震动,缩微品上影像没有损失,却造成大量计算机、光盘上储存的信息的完全丢失。

4.3节省库房和保管成本的需要

一般认为,缩微胶卷代替纸质档案后,库房节省90%以上。我公司现有档案库房面积近1000平方米,全部档案若以缩微胶卷保存,算上缩微工作空间和缩微胶卷保存空间合计所需最大也不超过100平方米。若以10年时间完成全部档案的缩微化保存,且为利用方便文字档案、蓝图档案、非土建结构底图的保存期限为10～30年,土建结构底图保存50年,那么10年后开始档案库房空间最少可缩至现在的2/3到一半。当然,公司档案保管的成本必然相应地降低。

4.4有利于公司更好地保护知识产权和参与市场竞争

与国外技术工程公司相比,国内公司实际上是以技术劳务挣钱,且短期内难以改变这一点。而现在越来越多的甲方要求提供CAD电子文件(多数不另收费),由于技术原因公司尚无可靠手段来保护知识产权,更无法避免甲方或其它单位利用我们提供的电子文件无偿侵占公司CAD电子文件绘制的劳动时间,对公司不利影响较大,特别是可能使公司今后对同一项目的改造的竞争优势降低了。甲方要求我们提供电子文件的借口,其档案管理的需要占有很大因素。若我们按国外惯例向其提供缩微胶卷或扫描电子文件光盘,我们就可不提供CAD电子文件而满足一些甲方的要求。在其它行业,也已有建设单位要求承包单位在工程结束时同时提供纸质文件和缩微胶卷的,如广东大亚湾核电站项目。对以设计为龙头的工程公司来说,减少了CAD电子文件的对外提供,就有利于对于公司保护知识产权,保持改造项目的竞争优势。

5关于公司扫描缩微复合系统组成的考虑

公司档案缩微工作拟选择扫描缩微复合系统的考虑因素是:

(1)公司老档案多,已有底图达145万张以上,且卷放多年,若采用平板式光学拍摄缩微,则缩微前整理工作量太大、难以承受,采用扫描缩微复合系统则整理工作量小;

(2)平板式光学拍摄缩微方式需用人力多、人员技术要求高、效率较低,扫描缩微复合系统自动化程度、劳动生产率均较高;

(3)扫描缩微复合系统最适宜于拥有大量的纸张文件档案或电子文件档案处理,而且数量日益增多;文件档案需要长期保存;文件档案需要进行有效管理,能够较快地查询的优势,切合我公司档案的特点和对档案缩微工作的要求。

参考文献:

[1] 《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》.

[2] 《建设工程文件归档整理规范(GB/T50328—2001)》.

[3] 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/ T28—2002)》.

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