档案信息化建设相关问题探讨

摘要：随着网络信息技术的不断发展，社会信息化建设的进程不断推进，信息技术也在各个领域中得到了广泛应用，在各企事业单位中，档案管理信息化建设成为一项十分必要的工作。将档案进行信息化管理不仅有利于提高有关部门和企业的管理效率，也能够更好的促进企事业单位的不断发展。本文对现阶段信息化建設中存在的主要问题加以探讨分析，并提出了与加强档案信息化建设相关的解决措施，希望能够有效优化我国档案信息化建设，促进档案管理的有效性。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

1、档案信息化建设中存在的问题

1.1档案管理制度不够完善

目前我国大部分单位采用档案管理制度都有一定的缺陷的弊端，并且这样的问题至今没有得到应有的重视和改善。这是由于档案信息化建设工作仍然没有作为单位发展目标中的重要事项得到应有的重视和研究。然而，如何改良和完善各个单位档案管理制度工作是摆在我们面前的一个亟待解决的问题。如果没有从基层做起，把档案管理工作做好，那么势必会对企业未来长期的发展规划产生不利影响。

1.2档案信息化建设的经费投入不足

前面说到一个国家科学技术发展程度从某一程度上决定了该国家各个企业和单位的档案信息化建设工作的发展程度。然而，我国目前对于该项目的投入，无论在在人力、物力、财力方面都还有明显的不足。各个单位没有对档案管理工作加大建设力度，档案管理工作的硬性条件也没有被满足。例如，很多单位的档案管理室没有设置专门的防烟防水防火系统，只是很简陋的一间办公室，甚至还有其他部门何用办公室的情况存在，这必然是存在很大安全隐患的。

2、档案管理的建议

2.1提高档案人员业务水平

人为因素是保障档案系统现代化管理工作有序的展开的重要因素。面对现今的档案管理领域始终存在着大量精通档案方面的专业知识同时又了解软件开发的复合型人才的缺口，所以如何提高档案团队的工作水平，创造出适应不同工作岗位的内部管理机制已经成为如今档案领域的重中之重，在这方面我们可以通过建立竞争机制，充分调动人员的积极性，同时建立激励机制，提高人员的主观能动性，并且合理设置人员岗位。

2.2加强档案数字化资源建设

要想做好档案管理信息化建设工作就需要在档案信息建设的硬件、软件具备的情况下进行建设，并根据档案馆中档案的资料类型使用对应的多媒体信息技术与3D技术，将传统的纸质档案信息以音频的形式展现出来，并使人们在观看过程中以一个全新的心态来了解档案信息，从而促进档案管理信息化建设的发展。同时还需要利用视频、网络查询的方式做好档案管理信息化建设工作，让人们了解档案管理的重要性。

2.3建立信息网络

实现档案工作现代化，只有将政府管理下的档案部门组织起来，在原有的机构、人才、设施的基础上，形成以各级各类档案馆为点，以各级档案馆室为面，以各级档案管理事业管理机构为中枢组成信息网络体系，把档案工作纳入信息产业发展的规划中去，才能真正使档案工作走出目前封闭和困境，实现面向社会、面向市场，积极主动地为社会提供各种信息服务的目标。

档案部门要利用自身掌握信息库的优势，有目的地收集经济、科技档案信息进行整理分类，发挥网络体系优势和人才优势，开展编研工作，开发高附加信息产品，走档案信息化道路。

2.4加强高科技投入

从深化科技体制改革，加大科技投入，完善科技发展体制入手，调动各行各业大范围开发科技资源的积极性。21世纪是一个高科技发展的时代，也是世界进入高科技竞争的时代。档案工作者应当应该多渠道开发档案信息，适度建立电子档案管理，从而能提高档案质量，保证发挥全方位档案信息作用。随着电子计算机技术的飞速发展，最初主要作为计算工具的计算机功能越来越强，计算机网络应用越来越广，已经大量应用到工业自动化控制、信息收集和分析处理、图像识别、文字翻译等方面。当计算机与远程通讯日益紧密结合，将构成把图像、声音和记忆都结合在一起的信息处理传播网，工具是计算机，内容是信息，这些都为建立电子档案奠定了基础。

社会信息化是人类社会的发展趋势。档案工作也与时俱进，步入现代化，主要表现在计算机技术的推广、开发、应用，实现信息综合开发，档案管理科学化。当前，许多档案部门引进、研制计算机档案管理系统，在程序开发、设计、编制上实现了科学著录、准确检索、专题汇编、自动校对、管理借阅、统计、一次输入、多次输入等功能，提高了档案利用率和档案管理科学化程度。

2.5保障档案信息系统的安全、有效

为了保障系统安全、有效，首先要加强质量控制，质量控制主要包括新增内容管理、原有内容更新和内容有效期管理等。其次，要加强对资料库的管理与维护。电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。再次，要提高电子档案管理人员的安全意识。在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。在利用档案信息资源和信息化处理过程中，要严格遵守计算机安全保密“六条规定”，提高信息安全意识；通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案信息要转存到档案专用服务器，实行物理隔离；要有数据异地备份，建立安全保障体系等，为电子档案管理系统提供一个安全环境。

3、结束语

电子档案信息化是一项长期而又繁杂的工作，它需要机关单位所有档案人员的积极参与，加入到这项巨大的工作当中。因此，电子档案建设队伍的提高是目前所有想要建设电子档案系统的机关单位的重中之重。

参考文献：

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[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014，23：150-151.

[3]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016，05：58.

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