建立现代企业信息一体化档案管理模式的探讨

摘要:现代企业制度的建立对档案工作产生深刻影响，也给企业档案工作带来一系列新情况、新问题，对企业档案工作提出新的要求。企业档案工作必须适应新形势的发展需要，改变传统的工作模式，建立新的档案管理体系，树立全新的企业档案工作理念，积极探索适应现代企业制度的企业档案工作机制，在建立现代企业制度过程中充分发挥档案的重要作用。本文通过对传统的“收、管、发、借”的档案管理模式以及档案管理工作表现出的滞后性和局限性的阐述，引出传统的档案管理模式与现代企业制度的思考。进而探索与现代企业制度相适应的档案管理新模式——企业档案信息一体化。它不仅能满足企业对各种信息的需求，而且有利于档案事业的发展。

关键词:企业档案 档案管理模式 信息一体化

0 引 言

0.1 选题的缘起

随着企业改革的深化和现代企业制度的建立，企业的生存发展环境发生了巨大变化。企业为了适应当前市场经济的大环境，在改革中增强企业竞争能力，开始转换经营机制，谋求新的发展道路。外部环境的深刻变革，给企业档案工作带来了新的发展契机。随着经济、科学技术的迅速发展和企业活动的多样化，企业档案日益成为多种门类与载体、内涵不断丰富的档案综合体。作为企业信息保障系统的档案工作也要适应形势变化，档案部门要改变传统的管理模式。探索新的发展思路，使档案工作在企业的各项生产和经营活动中，发挥更大作用，实现更大的价值。

1 企业档案的内涵及其特点

企业档案是企业在其生产营销、研究、管理活动中产生的大量的原始记录，它集中、系统真实地反映企业的整个成长过程及其经验教训、兴衰成败，并成为企业了解过去，决策当前和预测未来的基础信息。档案的形成和发挥作用的规律决定了档案工作与企业活动是密不可分，而企业档案工作作为企业管理系统的一部分，必然与企业的整体目标和运作模式相一致。企业档案工作的主要职责在于为企业收集、鉴定、整理、保管其档案，努力开发档案信息资源，为企业管理、决策、研发与营销等各项活动提供信息保障和优质服务。

2 现代企业制度的建立对企业档案管理的影响

现代企业制度的建立对企业档案工作产生深刻影响，也给企业档案工作带来一系列新情况、新问题，对企业档案工作提出新的要求。企业档案工作必须适应新形势的发展需要，改变原有的工作模式，建立新的档案管理体系，树立全新的企业档案工作理念，积极探索适应现代企业制度的企业档案工作机制，在建立现代企业制度过程中充分发挥档案的重要作用。

2.1 现代企业档案工作的特点

2.1.1 现代企业档案工作是精干高效型

转制后的企业要求档案管理模式是精干、简练型，各业务环节是科学、高效的，它不拘于形式，也不一定套用行政部门规定的体制模式，只要对企业的管理和效益有帮助，都会被董事会采纳。

2.1.2 现代企业工作是一项重要的技术服务工作

企业档案与其生产、经营、管理以及技术储备等关系极为密切。现代企业档案管理，强调各项工作要相互联系和综合管理，档案管理将渗透到科学技术、图书资料、情报信息、经营管理以及文件的运转与管理等各个环节中。现代企业从生产到经营的每一个环节，都需要大量的信息，而其中的实用信息大都是在已有的信息基础之上经过有针对性的整理加工而产生的。

2.1.3 现代企业档案工作更重视商业秘密

现代企业间的竞争，主要是时间的竞争和对科技情报、信息和人才的竞争。对于企业来说，现行档案是企业科技情报和信息的载体，虽然归档了，还有很重要的商业秘密，这种商业秘密的保密期有的很长，直到竞争结束为止。随着企业对信息化要求的提高，企业内部必须建立起统一、高效的信息管理体制，才能满足企业对内外部信息使用、管理的需求。

3 信息一体化管理模式的内涵及实施的基础

3.1 信息一体化管理模式的内涵

信息一体化管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体实行一体化管理，是企业内部统一的信息管理中心。在这个信息一体化的统一机构内部，一方面实行档案同其它信息载体分别管理，另一方面实行各种信息的联合开发，使各种信息内外沟通，相互补充，形成一个统一的开放型信息联合体。

3.2 信息一体化管理模式的实施基础

3.2.1组织机构模式

档案部门机构的设置是否科学合理，将直接影响到企业档案工作的成效，也在一定程度上反映了企业管理水平。现代企业制度要求企业管理机构精简、高效，在企业档案管理模式上，也应建立与现代企业管理相适应的档案管理机构体系。

（1）大型企业或企业集团设立档案信息管理中心

大型企业或企业集团，特别是那些资本密集、技术密集、生产过程联系紧密，对专业化分工协作和规模经济要求较高的企业。这些企业档案数量多，内容丰富，档案工作基础雄厚，综合管理水平较高，企业档案工作制度与网络较为健全，并且有一定档案信息开发能力，应当设立档案信息中心，对企业内部的各种文件、数据实行集中式管理。

（2）下属单位设立综合档案室

在重组企业中，生产经营活动与企业集团公司联系密切的是控股的子公司，其档案机构应设置综合档案室。一方面，要配合整个企业的生产经营活动来搞好档案管理；另一方面，要接受核心企业档案部门的监督与指导，建立与集团内部管理相一致的档案管理制度，制订统一的管理方法，并按照集团公司档案信息管理中心的要求，有计划地移交部分档案或全部档案目录，以便集中管理及充分利用这部分档案。

3.3 信息管理模式

现代电子网络和信息技术的发展，要求信息载体服务的形式是网络化的。企业档案实行计算机网络化管理是企业档案管理一种高级的组织结构形式，它可以充分利用现代技术手段，最大限度地收集、保存和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信息，并通过有效传递和合理扩散，实现企业档案资源共享。

（1）企业建立网络化的信息管理系统

目前，许多大型企业已经逐步推广办公自动化、传递无纸化、资源信息化，将企业各部门形成的文件，通过内部网络进行传递、存储、查阅，使企业领导层和有关部门能够及时得到企业内部生产、经营管理等各方面的信息，而不受地理位置和时间的制约。在此基础上再结合运用其他现代科学技术，如应用光盘技术、缩微技术、信息处理技术等，建立计算机编目、检索、统计系统，对档案进行全文扫描和缩微存储，实现网上查询和利用，以达到方便、快捷、安全、准确地利用档案。建立企业信息管理网络，档案部门可以通过网络及时、全面地收集到企业各职能部门产生的文件、档案信息，解决了档案收集难的问题，提高了档案信息收集的齐全完整性。

（2）企业内部网与国内信息网及Internet联网

现代企业不仅要把部分档案信息进入企业内部网和国内信息网，而且还要进入Internet国际互联网，形成更大范围的利用。现代企业档案信息网络的服务对象不仅是企业内部，要从企业的市场经营性、产业效益性、形象品牌性的角度出发，来建设和开发档案信息资源，采取各种先进技术为用户提供高效、快捷、准确的网上档案信息服务，最大限度地满足社会获取档案信息的要求。

4 企业信息一体化管理模式的实施通道

4.1 树立全新的社会化服务理念

从世界经济范围看，大型企业或企业集团几乎成为所有发达国家社会经济发展的显著特征和国家经济竞争力的支柱。我国企业集团也正在朝着这个方向努力。在此过程中，企业集团形成的档案真实记录了主要企业的成长轨迹，是我国经济发展历程的集中反映，必将成为我国社会经济领域中最宝贵的历史记录。因此，企业集团对档案资源进行管理，不仅为本企业的发展提供服务，而且也担负着历史赋予的社会责任。

4.2 面向社会提供全方位利用服务

随着企业发展和人类社会的不断进步，人们对档案的服务需求是全方位的，体现出明显的社会特征，因此，要强化企业档案的社会化服务功能。档案部门要面向社会、面向经济，广泛了解社会经济、科技等各个领域的发展趋向及其时档案信息的需求。在当前发展社会主义市场经济的形势下，档案部门和档案人员要有商品观念、价值观念、投入产出观念、效益观念。企业档案工作要不断更新观念，调整服务思路，建立新型的优质服务体系，采用有偿与无偿服务相结合的方法，满足全社会各方面对企业档案的全方位利用需要。

4.3 提供方便快捷的链接路径

作为企业的信息管理系统，对信息进行的有效管理，是信息的利用方便易用，并且快速检索到有效的信息。其链接路径在公司网站主页上清晰明了地体现，主菜单栏中点击“信息中心”即可进入企业信息中心，先要经过服务器的认证即登陆用户明确认密码之后即可查询所需档案信息。

4.4 确保信息共享与信息安全

随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动的产生，必然要对信息共享以及维护信息的安全。企业信息管理部门必须从企业的信息需要出发，以计算机技术、现代通信技术和现代网络技术等高科技为技术支撑，建立完整的企业信息系统的硬件体系。企业信息管理部门应充分发挥设备、技术、人才优势，加强企业档案信息网络建设，优化档案管理各业务环节的方法技术，搞好软件建设。

数字化处理档案资料和其他各类信息资料输入企业信息网络，通过企业数字化信息网，打通档案信息和其他各类信息的输出利用渠道，消除档案利用和其他各类信息接收方面的时空障碍，实现信息共享。但对于公司的重要材料（如科技档案）不能成为网络共享资源，应加强保密工作，设置严格访问权限，防止企业和新技术的泄密。

企业信息化作为一个严密的信息系统，数据处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据的完整和准确为基础的。现代网络安全技术,包括视频干扰技术，屏蔽技术，专网技术，信息加密技术等日益先进发达,有力地保证了文档一体化的安全实施。但是网络病毒的猖獗是我们在企业信息的管理中进行备份，以确保信息的安全完整。

5 结束语

综上所述，在信息高速发展的今天，企业档案对于企业的发展生存来说至关重要。市场经济下，竞争日益激烈，知识经济时代，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。档案资源的储备和利用状况直接影响到企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体发展水平。随着企业走向市场，企业经营发展对信息资源的依赖性越来越大，未来档案部门应成为开放的企业信息服务咨询机构。所以，建立信息一体化的档案工作模式是企业改革发展的选择，尤其对于大型企业来说。本文对现代企业档案信息一体化管理模式的分析与探讨希望对企业在其变革中档案工作的向前发展有所帮助。

参 考 文 献

[1] 余玉珊．现代企业档案管理模式研究．中山大学硕士学位论文，万方数据库，2001：

[2] 刘瑞书．浅议企业档案的管理模式．档案天地，2004（2）：

[3] 邓红英．信息社会环境中企业档案的新特征浅探．兰台内外，2005（1）：27

[4] 袁清，蒋帆，姜玲．信息社会企业档案信息管理模式的抉择．浙江档案，2000（9）：6

[5] 宋香云．现代企业档案管理模式探讨．兰台内外，2004（1）：

[6] 宗培岭．民营企业档案管理模式研究．浙江档案，2005（2）：

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