提高高校后勤维修档案质量的对策

摘要:后勤维修档案是高校的重要信息资源，本文针对高校后勤维修档案工作的特点，提出了几点提高后勤维修档案质量的对策。

关键词:维修档案；档案管理；归档

后勤维修档案是因学校一些设备设施、建筑物、构筑物、地下管线等损坏，或部分已不适应学校发展的需要，后勤部门及使用单位为保护和不断完善其使用功能，在维修工程立项、报批、施工、竣工验收管理过程中直接形成的各类真实的历史记录资料，主要有维修工作前期资料、施工技术资料、竣工验收资料和竣工图资料。

由于人们对维修档案资料的归档意识比较淡薄，对档案验收、管理工作往往片面地认为是一般性问题，是可有可无的工作，因此造成后勤维修档案质量不高，主要表现在:一是不完整，应归档的文件材料、图纸不全;二是缺乏真实性，应提供的资料不真实，应在施工过程中形成的技术资料往往事后突击补写;三是破损情况严重，施工企业忽视档案的形成与保管，报送的档案资料有的被污染，有的编制不完整，破损严重甚至重大变更的竣工图都未编绘，造成图和物不相符;

高校后勤维修档案的内容繁杂，要确保档案的完整、准确、系统、安全，应切实加强档案管理工作。如何提高后勤维修档案质量工作，我们认为应从以下几方面入手:

（一）进一步加强规章制度建设及其宣传力度。

完善的法规制度是提高后勤维修档案质量的前提；加强宣传力度是确保这些制度落实的有效方法，应采取多种形式向学校各系、处领导宣传档案工作的重要性，使之了解和认识维修档案的范围、特点和内容，从而提高档案意识，并落实相关人员和责任。

（二）领导重视。

领导重视是做好一切工作的关键，高校维修档案工作也不例外。首先要将维修档案归档工作列入领导的议事日程;还应将档案工作作为年终考核的一项重要内容，以提高工作人员的积极性，保证维修档案工作顺利开展。

（三）加强在维修过程中的档案的管理和收集。

工程施工过程中建档工作与工程项目建设进程同步，在项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;维修工程竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。竣工验收前，建设单位主管部门要进行工程档案的质量验收。施工单位若不按时提交合格的竣工材料及竣工图，不算完成竣工任务，工程不能结算，并应承担责任。

（四）建立机构、落实人员。

提高档案工作人员素质是搞好维修档案工作的根本，首先应根据校情，建立后勤档案室，实行档案分级管理，并配备一支事业心强，业务素质较好的专（兼）职档案工作队伍，负责后勤档案的收集、管理和开发利用工作。这样既能突出后勤档案的特点，方便后勤档案的开发利用工作，提高工作效率，也有利于形成学校档案管理和档案工作网络。其次，要建立健全管理制度，加强维修档案的动态管理，及时掌握学校维修工作情况，准确地将有关维修变更资料纳入档案之中，这是保证维修档案完整、准确、可靠的重要措施之一。第三、要做好人员变动中的交接工作，以防维修档案人为丢失。第四、要加强与有关单位的信息沟通和联络，保证维修资料及时归档。

（五）运用计算机管理维修工程档案。

计算机管理档案可大大提高了工作效率，并且能使档案保存期限长、安全可靠、占用空间小，查找方便、快速;维修工程档案的管理数据库的要求计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统；它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体，建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘或光盘上，可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料，档案人员可以对相关数据进行修改、编号，并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道，通过良好的接口界面，解决维修档案的网络共享、查阅等问题。

随着维修档案的数量和变化越来越大，各种新问题、新情况也会不断出现，因此，档案工作人员除了要加强业务学习外，还应与有关单位及人员相互沟通交流，及时了解学校维修工作情况，迅速收集有关维修资料，从而保证档案材料的完整性。同时要积极宣传，唤起各方面对维修档案工作的重视、关心和支持，激发搞好维修档案工作的历史责任感，将维修档案质量不断推向新的高度。

参考文献:

[1] 惠前林,王显刚,医疗设备维修档案的建立和管理探讨[B]. 遵义医学院学报, 2005/02.

[2] 尹军.医院设备维修档案管理数据库的建立设想[B].北京:医疗装备, 2001/04.

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