电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

摘 要：随着信息技术的不断发展，档案逐渐由纸质变为电子版，使得档案管理在技术手段上更加便捷。然而对于纸质档案而言，由于其与电子文件承载着不同的使用任务，且易受到外界环境影响，因此，档案管理部门必须采取不同管理方式区别对待电子文件与纸质档案。本文在分析电子文件与紙质档案相关内容基础上，提出对于二者在保护技术上的相关手段。

关键词：电子文件；纸质档案；保护技术；差异

随着电子档案的逐步兴起，对纸质档案造成严重冲击，愈来愈多的管理者开始使用电子方式进行档案的保存，然而纸质档案相对于电子文件而言有着不同的使命差异，因此相关管理部门需采取不同技术手段对电子文件与纸质档案区别保护。

1 电子文件与纸质档案的信息载体寿命存在差异

对于传统档案而言，档案管理部门多采用纸质的形式进行记录与保存，然而其保存寿命极易受到纸张质量与耐用性的影响。在某些特殊环境情况，例如环境潮湿或者是高温环境，纸张极易发生氧化反应，因此严重缩短了纸张的使用寿命。因此某些纸质档案极易发生损坏而失去其自身存在的价值。为此若在保存前对纸张进行相关处理，则在较大程度上避免此种情况的产生而延长纸质档案的保存寿命，便于管理者调阅。随着信息技术的发展，网络被广泛应用，因此电子文件逐渐被管理部门应用。所谓电子文件主要以电脑磁盘最为载体，将其保存在电脑等电子设备中。然而由于电子磁盘本身具有的特殊性质，易受到外界灰尘及静电的影响而导致损坏，无法对其进行解读与使用，从此看，电子文件的保存寿命低于纸质档案，存在较多风险因素。

2 电子文件与纸质档案受环境条件影响的差异

由于我们自身无法控制环境的变化，因此对于档案的保存极易受到外界环境的影响，不仅会影响管理者的正常使用，还会减少档案保存的寿命，对于环境条件的影响差异具体有以下几点：

第一，灰尘影响的差异。对于纸质档案而言，一旦形成记录被搁置，短时间内则不会被查阅，而空气中存在大量灰尘，因此经过实践的积累纸张极易发生粘连形成“档案转”或者形成霉菌。后继的管理者若想进行查阅，则会造成严重的影响。虽然电子文件被保存在电子设备中，然而电子设备同样易受到灰尘的影响，发生物理损坏、生物损坏以及化学损坏。对于物理损坏，灰尘会使电子磁盘或者光盘表面出现划伤，致使记录信息损坏而无法进行解读；对于生物损坏主要指霉菌孢子通过灰尘的传播在电子磁盘或者光盘表面分泌有机酸与霉，而导致电子设备的损坏，最终使档案缺失；对于化学损坏即是指电子磁盘或者光盘极易受到灰尘中某些化学成分的影响，导致电子磁盘或光盘受到腐蚀及降解致使信息无法被解读。不论是电子文件还是纸质档案，极易受到灰尘的影响，虽然影响手段不同，但结果确是一般，因此在进行纸质档案保存前必须采取相关保护手段，隔绝纸质档案与灰尘的接触，若产生损坏，也可通过修复手段进行档案的阅读；对于电子文件的保存，需将其密封搁置，避免与空气发生接触而损坏。

第二，湿度与温度影响的差异。空气中的湿度与温度非人为因素可控，因此不论对纸质档案还是电子文件均产生不良影响。对于纸质档案而言，若湿度过高，纸张发生水解反应，加之记录时所采用的劣质油墨，极易使油墨发生扩散现象，对档案造成损坏。电子光盘或磁盘所使用的材料为塑料及铝制材料，在受到潮湿环境的影响下，易发生收缩及膨胀变形，甚至弯曲，因而严重激光束的定位而导致无法对记录进行存储。科学家曾做过相关文档保存实验，通过实验证明，适于纸质文档与电子文件保存的温度为14～20摄氏度。

第三，机械振动与外来磁场影响的差异。这两种影响主要针对于电子文件而言，纸质档案不会受到影响。对于人体自身而言或多或少会带有电离子，人们也无法预测何时会产生静电，因此一旦静电产生并作用于电子磁盘或光盘，其表面的剩磁易发生磁化甚至消磁状况，造成信号的失落，使记录信息发生破坏而无法读取。强烈的机械振动主要影响磁盘中磁分子的排列结构及次序，使剩磁衰减而影响信息读取。因此对于电子文件的保存必须远离磁场，避免受到干扰或是强烈的震动。

第四，光线与有害气体影响的差异。空气中的有害气体主要包括二氧化硫、二氧化氮及氯气等，这些有害气体使纸张发生氧化反应，极大降低了纸张的硬度；并且这些气体中含有大量酸性物质，易腐蚀或破坏磁盘二致使磁粉脱落，导致磁盘中的信息无法被读取。

3 信息保护的差异

对于纸质档案而言，纸张为主要信息记录载体，二者结为一体使文字记录的信息得以保存，且载体与信息不可分离。然而对于电子文件而言，由于记录信息被保存在电脑、电子磁盘等设备中，因而载体与信息可随时分离，因此增加了其被盗、修改甚至销毁的风险。同时，受到电脑病毒的影响，磁盘极易因发生感染而导致无法正常读取档案信息。目前是电子文件免遭破坏的主要方式为设置防火墙，还包括数据加密、数字水印及数字时间印章法等。数字加密法，顾名思义即为对电子文件进行加密，避免外人对磁盘数据进行读取。数字水印法即是指通过水印的方式对电子文件进行加印处理，使得电子文件进行隐藏，在其他人进行其它文件拷贝时保证这些标志不会被拷贝。而时间印章法则是将电子文件的生成时间在网上被确认，即便被删除或是修改都可找回原记录。

4 技术寿命的差异

一旦纸质档案形成，纸张、文字材料与字迹就会被结合在一起，它的技术寿命将受到外部环境及内部因素影响。而对于电子文件而言，出上述技术手段影响因素外，更与技术的革新有关。若技术过时，诸多文件信息将无法被读取。此影响主要包括两方面内容，即为技术革新与商业性原因。一般而言，技术设备有其相应的使用寿命，一旦超过其使用寿命，设备便会失去效用，因此对于需要长期保存的文件而言，必须采用更为先进的设备进行保存。国外对此主要提出三种方式：将电子设备保存与技术博物馆中；使用微型胶片与纸张进行拷贝，将电子文件转换为中性格式文档。然而这三种方式并不是唯一，必须随着文件数量的增多而采取更为先进方式。通过以上内容的叙述我们得知，电子文件的保存，因其载体与信息结合的方式较为特殊，对纸质档案的保存形成较大冲击。二者在技术手段上存在的较大差别，为档案的保护开发工作提供极大动力。

5 纸质档案与电子文件的相关保存措施

首先，制定相关制度。为保证档案的安全保存，国家档案管理部门必须制定相关的机制与制度，同时也可授权档案管理人员自身制定相关制度，例如禁止无关人员靠近或接触档案文件，禁止无权限人员对电子文件进行查阅等。

其次，运用相关技术。不论是纸质档案还是电子文件，对其保存工作必须采取多种措施，运用最新技术。对纸质档案进行保存，可采用目前先进的密封技术，避免纸质与空气中相关物质发生反应而延长保存寿命，便于管理者进行随时调阅；对电子档案进行保存，可通过与其它技术设备结合使用，或者可以将电子文件进行加密，同时需要加强对计算机人员的培训，避免使信息受到干扰。

最后，及时消除隐患。为确保档案的保存安全，必须排除相关安全隐患。对于纸质档案而言，需加强防火等因素控制，避免遭受损失；对于电子文件而言，应网络环境较为复杂，需定期对计算机进行清理并修复，以免受到电脑病毒等影响而使信息无法读取。

6 结束语

电子文件与纸质档案对于档案管理部门以及国家的发展具有重要意义与作用，因此必须对二者进行有效的保存。然而因其所具有的不同性质，必须采取不同的方式进行保存，做到区别对待。通过对相关的保护差异以及保存手段的论述，纸质档案与电子文件会被较好保护，发挥档案的应有作用。

参考文献

[1]张威.浅析电子文件与纸质档案在保护技术上的区别[J].办公室业务，2013（1）：34-34.

[2]王阳.论述电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].决策与信息，2015（12）：304-304.

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