数字档案集成管理系统建设

计划，定期升级到新版本。并及时更新前端数据接收的校验模版，以新的模版校验接收数据。

（二）电子档案元数据方案的结构

电子档案元数据方案的主要设计依据是国际标准——《ISO23081-2信息与文献—文件管理过程—文件元数据第 2 部分：概念与实施问题》（以下简称 ISO 23081-2）、DA/T46、DA/T 48，其基本架构由顶层结构、实体结构和封装结构组成。顶层结构由于国际标准——《ISO23081-1 信息与文献—文件管理过程—文件元数据第 1 部分：原则》已经被采标为我国国家标准，有关文献《论电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化》也专门探讨了该国际标准在我国文件管理中的应用，它实际上已成为制定我国电子档案元数据标准顶层框架的首选基础性标准。因此，以 ISO23081-2 为标准，结合电子档案管理活动实际需求，文件、业务、机构人员、法规及关系等五个元数据实体是其元数据方案顶层结构的必要组成部分，其结构如图：文书类电子档案文件实体元数据结构示意图所示。各实体元数据设置，除文件实体随着档案门类变化而具有不同的元数据外，其他四个实体元数据设置完全相同，它们的具体定义如“表1：业务、机构人员、法规及关系实体元数据表”所列：

（三）文件实体结构

文件实体是有关电子档案自身的元数据，包括电子档案内容、权限、密级、存储地址及技术结构等元数据。从有利于元数据方案有序扩展、XML（可扩展置标语言，下同）文件查看方便等角度，根据 ISO23081-2实体属性类元数据框架，在封装时可以对文件实体作进一步分类，将其第一层设计为四个容器型元数据，即标识元数据、描述元数据、使用元数据、文件关系元数据，并将相关元数据元素归入各个元数据容器中，如“图1：文书类电子档案文件实体元数据结构示意图”所示。

根据 ISO23081-2的定义，法规实体在实际应用中可以记录各种电子档案管理活动的依据，比如：机构人员履行公务应具备的法定职能（责），电子档案移交、接收的依据及规范程序，进行开放控制、升降解密、销毁等鉴定业务的依据，下载电子档案原文的许可，将电子档案从当前格式转换为另一种长期保存格式的管理标准等，如“图2：元数据主要实体及其关系”所示。

就档案管理活动而言，法规实体是业务处置依据的记录载体，它可以证明处置行为的合规性，既有利于保存电子档案所处的业务环境信息，有助于维护电子档案的凭证性，又具有较强的实用性，因而，设置法规实体是十分必要的。

《文书电子文件元数据标准》的业务实体仅设置了有关文件与档案管理活动的元数据，即处置元数据，未设职能业务描述信息。基于文件构成三要素理论，职能业务是具有凭证价值的电子档案的重要组成部分，是重要的背景信息；而且，ISO23081-2也将职能业务定义为业务实体的主要内容，文件管理业务则被集成在业务实体之中，这种定义在图：元数据主要实体及其关系中给予了明确描述。图：元数据主要实体及其关系所列业务实体即由文件业务与职能业务两类元数据构成，其中，业务名称、业务类型、业务开始时间等 5个元数据元素用于描述电子档案得以形成的业务活动。在法规四元组框架下，将业务实体元数据专用于描述形成文件的职能业务，把文件处置元数据设置于文件实体之中。二者的设计印证了职能业务元数据的必要性。

（四）电子档案元数据元素值的获取

信息来源是 DA/T46、 DA/T48 定义的元数据属性，它用于描述电子档案元数据的获取赋值方式，它与系统业务流程、功能节点密切关联。在实际应用中，通常有七种获取方式：紧藉合捕获、从移出系统接收、手工录入、默认赋值、自动捕获、半自动化赋值以及自动提取赋值。元数据获取点及获取内容参见“表2：元数据获取点及获取内容一览（部分）”：

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案信息化建设化建设实施纲要》。

[2]《数字档案馆建设指南》（国家档案局，2010年 6月）、《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》、《关于加强档案信息资源开发利用工作意见》（档发[2005] 1 号）、《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002] 8 号）

[3]《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

[4]《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）

[5]《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）

[6]《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）

[7]《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

[8]《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

[9]《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）

[10]《档号编制规则》（DA/T 13-1994）

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