浅析办公自动化的效能

摘 要：传统的办公方式一直是用一支笔、一张纸起草文件，重复修改后再打字或抄写，又费工又费力，各级领导需对文件反复审查改动，再重新打字，很大程度的延长了文件完成的时间。办公自动化，是迅速成长起来的一项科学技术，是针对单位领导多，机构复杂，办公地点不集中，文件种类多且往来频繁的情况，以提高办公效率，及时处理大量办公信息的一种科学手段。

关键词：办公自动化；现代管理；效率与质量；

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01

企业发展就存在其办公与管理活动。企业组织生产和管理，会选择各种办公管理人员和机构。长时间，企业的办公与管理活动一直延用传统的工具（主要办公用具就是纸和笔），始终采用手工作业的方式。随着时代的不断发展，传统的办公方式与不断增加的信息需求量产生一定的矛盾，实现办公自动化就成为一种解决方式。

一、实现办公自动化，是实现现代化管理的需要

随着社会和企业的发展，产品结构不断发生变化，企业单位所需要的技术资料和市场信息量不断增加。同时，各企业之间、生产单位与管理部门之间的联系越来越广泛，对组织企业生产和企业经营管理的各种信息的需求量也越来越大。原始的办公方式已不能满足现代企业的发展，办公效率低与经济发展需求之间的矛盾也愈来愈突出。而办公效率低的主要原因是：文件太多、电话频繁、设备不先进、工作环境不好，决策较迟缓。企业办公的工作人员把大部分时间全花在通讯和谈话上，而用于思考、分析问题的时间只占全部工作时间的仅小的一部分。

原始的办公费用不断上升，办公用纸急速增加。科学技术的不断发展，促进了信息化的发展，增强了企业对信息的依赖性和对信息需要的迫切性。因此，企业都开始普遍运用了办公自动化的技术。

办公自动化，可以改善办公室的管理手段和工作环境，促使企业员工更新思想观念，改变工作方式，加快工作节奏，提高工作效率。只有用先进的办公设备代替了人工劳动，使信息在加工、处理、传递等各环节的时间大大地缩短，减少信息的积压、堵塞现象，有效地提高信息的利用率，才能为企业领导实行科学管理提供必要的保证。

二、实现办公自动化，是提高工作效率和工作质量的需要

企业办公自动化，就是在办公室工作中，采用传真机、复印机、文字处理机、电子打印机、计算机等一些的现代化的办公设备，并利用现代通讯手段把各地的设备连接起来，用于文字处理、文件传递、电子邮件、声像传递、资料查询等，可以更全面、更广泛、更迅速地收集、整理、传输和使用信息，为企业管理与决策服务。实现办公自动化，是尽可能充分地利用各种信息资源，完成企业各个方面的工作目标，取得更好的社会经济效益。所以说，实行办公自动化就是将现代各种先进的技术和先进的设备有效的运用于到各项办公活动中，不断改善企业的工作条件和工作方式，使企业的办公活动实现科学化、自动化，从而达到提高工作效率和工作质量的目的。企业实现办公自动化，对于增强办公效能，提高领导决策的水平，具有十分重要的意义。

三、实现办公自动化，是现代化建设的需要

从科学技术的发展来说，当今社会已进入科学技术飞速发展的时代。在这种新形式下，企业纷纷建立起办公自动化系统，以便能够在不断变化的信息面前做出快速、准确的决策。现代企业的管理部门大幅度减少，几个部门的工作交由一个部门来完成，工作量成倍增长。企业办公部门再靠一支笔、几张纸、一部电话等传统的作业方法来面对当前的形势已很不适应了。因此，企业办公部门必须运用科学的手段，先进的办公设备，尽快实现办公自动化，否则很难跟上时代的发展，现代化建设的需要。在知识迅速增长的现代社会，需要有先进的工具来辅助和加速企业完成信息的采集、分析、加工及处理这个过程。

四、办公自动化的作用

企业办公活动大体可以概括为文字处理、文件管理、档案资料管理、数据处理、通讯处理、办公室内部事务管理以及辅助决策管理等。为了解决这些方面的工作，要在计算机和各种先进的办公自动化设备和网络通讯等硬件要素支持下，依照各种按科学管理方法制定的规则，提供一整套信息的收集、加工、存贮、传输、分类、检索手段，从而形成日常管理工作的诸层次的办公自动化系统。办公自动化系统具有文字处理功能，公文、档案资料管理功能，数据处理功能，通讯功能，决策功能等。

文字处理是利用电子计算机对字、词、文稿进行处理的总称。而办公自动化具有文件输入、显示、校改、存储、查询和打印等几项功能。公文、档案管理是利用电子计算机对文件进行登录、传递、跟踪查询、统计、归档等项工作。数据处理是对各种统计报表数据进行统计计算、统计分析、建立数据库，利用数学模型进行分析、预测，是为了决策服务的重要功能。通讯处理功能是实现各工作站之间的信息交换。其它业务管理功能。如对人事、工资、物资、车辆、房产等进行管理。

开展办公与管理自动化虽然必须配备一些计算机、复印机、文字处理机等先进设备，以代替人工起草、修改和誉清文件等工作，但在当今信息化社会中更主要的是利用先进的信息传输设备，及时取得和交换信息，使有关负责人能够及时、科学地作出决策，达到真正提高办事效率的目的。信息存贮设备。信息存贮设备除了计算机以外，缩微胶片、光盘亦是比较先进的信息存贮设备。图形图象处理设备。图形扫描仪与电子计算机连接，可以直接将图形输入到计算机内，实现图形的存贮、编辑和传递。一套完整的图象输入设备包括微处理机、摄象机、录象机、高分辨图形显示器、大容量存贮器和图形打印机。会议支持设备。会议支持设备主要包括电话会议系统、电视会议系统和大屏幕投影会议系统。处理设备。它主要包括信件开封机、封口机、折叠机、分类合订机、自动编号机等。这些设备可以代替人工从事大量重复性、事务性的工作。

参考文献：

[1]李正涛. OA系统发展历程与趋势[J]. 办公自动化， 2008，（08） .

[2]王玫丽. 浅析OA系统（网络办公自动化）的开发[J]. 科技信息（科学教研）， 2008，（22） .

[3]容强. 基于.NET平台的高校OA系统设计与实现[J]. 中国西部科技， 2008，（18） .

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