互联网+环境中公路电子档案的收集和管理

摘要：随着信息技术的发展，电子档案管理成为各行业档案管理的重要形式，公路部门也要树立互联网+思维，根据公路事业发展的具体情况构建电子档案信息收集与管理制度，加强档案信息化建设，充分发挥公路档案的作用。基于此，本文首先分析了公路电子档案管理的意义，然后从六个方面论述了互联网+环境下公路电子档案收集与管理的有效策略，以期为公路电子档案的管理提供有益的借鉴与参考。

关键词：互联网+;公路电子档案;档案管理

传统的纸质档案管理普遍存在管理不完善、开发利用效率低等缺点，互联网+的兴起为公路档案管理带来新的发展契机，使档案管理更加方便、高效。以互联网技术为依托，把信息技术与数字化技术融入公路档案管理中，有助于提高档案管理质量，充分发挥公路档案的作用。

一、公路电子档案管理的意义

首先，公路电子档案是档案信息资源的一种，记录了公路多年来的工作与成果，包括重大：工程、活动、事件等情况，相较于传统纸质档案，电子档案记录的内容更鲜活生动，反映的信息更加直观真实，具有更大的利用价值。其次，相较于传统纸质档案，电子档案更耐存储、易传输、成本低，可快速在电脑上查询，并与打印机等外部设备连接，或与局域网内的电子设备连接，实现档案信息的快速传播。因实际工作需要，大量的文本文件也可利用扫描仪或数码相机上传为电子档案，就能实现无底片长期保存，并且具有不变形、不褪色的优势。可以说，电子档案更好的适应了数字化时代需要，充分满足了无纸化办公要求，是纸质档案的有益补充。

二、互联网+环境中公路电子档案的收集和管理

（一）构建数据管理中心

就公路行业而言，工程较为分散，分布于不同地域，导致信息资料散落在各处，必须整合各地的数据信息，提高档案资料的综合性与共享性，这也正是互联网+环境下档案管理的核心工作。所以，构建数据管理中心，加强对传统纸质档案的存储与共享，解决档案分散管理的难题，应对档案信息化建设，是当前亟需解决的主要问题之一。在互联网+环境中，档案管理人员也要与时俱进，发扬创新精神，与相关部门加强合作与共建，根据公路行业的发展特点优化数据中心模块布局，确保内在逻辑的适应性与合理性。还要建设科学的数据管理体系，提高数据整合速度与运行效率，减少档案信息收集整理等方面的费用支出，从而为优化档案信息管理夯实基础。在构建数据管理中心的过程中，档案管理人员要加强对数据中心的调控，从而对所有数据的形成过程进行动态化管理与监督，实现互联网+与公路电子档案管理的深层次融合，为电子档案充分发挥其价值创造条件。

（二）健全数字化档案制度

站在时代的制高点，公路电子档案管理也要实现高效运转与常态化管理，所以构建完善、科学的系统标准意义重大。具体说来，档案管理人员要利用信息化技术手段构建高效的数字化档案管理制度。根据电子信息整合与数字化档案建设的原则，遵循标准化建设规范，使档案信息的收集、整理与归档等管理工作做到有证可查，有据可依，提高公路电子档案管理的高效性与规范性。另外，为确保档案管理电子化建设的顺利开展，档案管理人员要严格遵守相关规章制度，加强内部监督与管理，确保相关制度落到实处。

（三）确定档案数字化范围

根据档案管理规定，凡是能够反映本单位业务单位与工作内容的信息资料都是档案收集整理的范围。对于建设项目来说，要从项目管理的角度加强档案资料收集，在项目开始立项就要及时收集相关档案资料，例如征地拆迁、会议纪要、开工与竣工典礼、工程科研成果及各级领导人莅临现场指导工作等内容。监理档案资料则要站在质量监督的视角来收集，例如监理部门的验收、评审会、监理例会及学习场景、专业招标与选聘工作、监理检测试验工作、监理巡视、相关质量问题的處理等。与项目工程有关的档案资料应尽量健全，包括关键工序、隐蔽工程及桥梁等重点结构部位，例如每道工序、结构、流程、人员施工情况、设备设施、重大质量事故、安全施工情况及因不可抗力引起的停工停产情况、安全施工中的标志、施工过程中的例会，施工项目中的路基、档土墙、护栏、安全设施相关资料等都是公路电子档案的收集范围。

（四）优化档案前处理流程

在公路电子档案归档前，要对图片进行分组整理、按类别归类。首先，图片要按不同的形成单位分为业主管理图片、监理图片与施工图片，然后同类图片根据内容进行分组，同时写明分组原因，把内容相近、有关联的图片划分到一组，以组为单位填写分组说明。分组说明包括六要素，事由：图片反映的事件缘由及事件情况;时间：事件发生时间与图片产生时间;地点：图片反映事件发生的地点;人物：图片反映主要人物的姓名、身份及单位;背景：对反映图片主题作用的背景;作者：图片制作人或照片拍摄者。如项目初审的图片归为一组，在分组说明中应写明开会时间、地点及参会人员、会议议题、会议结论与拍摄人等内容。

（五）做好破损档案修复工作

公路档案一般是在工程项目建设中形成的，形成条件与保管条件相对较差，普遍存在档案霉变、档案破损等情况，在档案处理工作开始前，要对受损档案进行抢救性的修复。首先，更换破损严重的卷盒、卷皮，发生霉变、虫蛀的档案要给予标注并及时作修复处理，待修复工作完成后再实施数字化管理。其次，根据档案管理要求，把案卷内不规格的纸张，例如票据、存根及回执等相关文本资料统一粘贴到A4纸张上，以利于档案的装订工作。

三、结语

互联网+环境中，信息技术更加发达，公路档案管理工作也要与时俱进，抓住信息化建设的良机，加快档案数据化建设步伐。因公路行业有其特殊性，档案管理部门要正确理解互联网+的真正涵义，找出档案管理中的问题，积极构建数据管理中心，健全数字化档案制度，提升档案管理的数字化水平，充分发挥电子档案的优势。

参考文献：

[1]汤苏.公路工程档案管理信息化路径分析[J].建材发展导向，2018（20）：19-21.

[2]李仕奇，徐锐.谈高速公路建设项目档案信息化管理[J].人民交通，2018（6）：58-59.

[3]茅敏.高速公路建设项目档案信息化建设研究[J].城建档案，2018（6）：18-19.

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