电子文件在使用过程中的问题分析

[摘 要] 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件所具有的电子属性使其具有非人工识读性、信息的易改性、可变性与易丢失性、信息与载体的可分离性等特点，严重影响了其真实性和原始性的本质属性及其作为档案的法律凭证作用，使人们对其原始性难以信任。

[关 键 词] 电子文件；信息；载体

[中图分类号] G276 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2016）26-0115-01

一、信息的非人工识读性使用户对电子文件的認知产生隔膜

人类社会不断发展进步，记录方式也在不断发展演变。当一种新的记录载体与记录技术出现时，人类或许未曾料想到，现代信息技术造就的电子文件给人类带来极大方便的同时，人们也对这种新的记录载体与记录技术持有怀疑与抵制心理，使人与文件信息的关系发生了某种物理上的疏远和心理上的隔阂。与电子文件相比，传统档案的载体多种多样，人们无需借助任何媒介，可以直接辨识、阅读文件中所传达的信息。长期以来，人类为了更好地保存和使用信息，不断地追求和探索发明新的信息工具。电子文件首次使用人工不可直接识读的记录符号——数字代码，正是由于新信息工具的发明，使信息在传递与利用过程中的主客体及主体之间关系呈现出一种物理空间关系的疏离，这就造成了用户与电子文件的“鸿沟”。相对于新兴的电子文件，传统的文件只要用户识字，就可以识读，而且还能够感触得到，有较强的现实存在感。而电子文件的识读需要借助计算机系统，如果在没有计算机系统或计算机系统受损的情况下，那么电子文件完全无法发挥其应有的作用。人们习惯了传统档案的可感知性，对于电子文件的非人工直接识读性产生了一种神秘感，对这种神秘感的夸张使人们对电子文件的认知产生了一种心理上的隔膜，这种心理上的隔膜破坏了主体间建立信任的渠道——认知，从而使人们对使用这种文件的真实性、安全性、可靠性产生了怀疑。可见，在这个层面上，电子文件的非人工可直接识读性对其信任度带来了很大麻烦。

二、对计算机系统的依赖性降低了用户对“原始性”的认同感

众所都知，档案的基本性质就是原始性，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理过程都需借助计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件在交换使用时会遇到不同程度的障碍，甚至无法识读。与此同时，由于计算机软硬件技术随着时代的发展不断更新换代，为了使电子文件不断存活下去，电子文件不得不连续性地“迁移”，以适应新的“生存环境”。在电子文件“迁移”过程中会改变其自身的结构和格式，从而使其原始性和真实性无法得到保障。电子文件的信任度是建立在其原始性和真实性的本质属性基础上的，当其原始性无法维护时，那么其信任度也将无从谈起。此外，我们对于一份经过无数次“迁移”的文件的原始性的认同，相比一经形成，信息与载体“从一而终”，不再分离的传统档案的原始性的认同是不可等量齐观的。

三、信息的不稳定性使用户“档案一经形成便被固定”的情感受挫

传统档案的载体不仅是信息的承载物，而且还是信息的守护者，它一旦与特定信息合为一体，就具有对信息的固化作用，信息的原有格式、内容面貌等属性都被固化在特定的载体上，无法篡改。但电子文件的特点导致了其信息的不稳定，一是信息与特定载体之间的可分离性，造成了载体本身的不稳定性，二是载体可相互转换，信息易被更改、被破坏、易丢失，对信息丧失“控制权”。信息脱离了载体，从而取得相对独立性，无形中人为因素就大大增加，因此对信息的修改也就更加方便，而且改后还可以不留痕迹。此外，在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改等，这些都严重威胁到电子文件的真实性。因此，电子文件的这些特点使我们无法用纸质文件的标准和方法来判断它的原始性和真实性。同时，电子文件的内容与形式是相对独立的，其信息内容可以任意修改变化，而且无固定形式，“档案一经形成便被固定”的情感认知受到挫折，在许多方面给电子文件原始性的认证和真实性的鉴定带来了困难，从而难免产生不信任。

四、信息与载体的可分离性使用户对无形存在的信息缺少信赖感

电子文件的出现，改变了传统信息与载体合二为一不可分离的特性，同时也改变了传统信息的流传模式，使之从传统的“物流模式”向“信息流模式”转变。由于传统文件的内容信息与最初形成的物理载体固定在一起，其不可修改性使之打上了明显的原始性和真实性的烙印。电子文件的信息不再具有物理意义上的固定实体状态，不再具有固定的物理位置，而是可以在不同载体上同时存在或者相互转换，可以根据需要随时改变其存储空间，使人们无法通过载体对电子文件的原始性进行判断。特别是社会公众用户无法通过第三元素鉴定判断信息的真伪。

正是电子文件在实际的使用中有这些客观因素的存在，导致它难以让人信任，这也会对它的发展产生了一定的阻力。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009-08-01.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2012.

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