如何做好企业档案管理工作 如何做好公司档案管理工作

下面是小编为大家精心整理的如何做好企业档案管理工作 如何做好公司档案管理工作文章,供大家阅读参考。

如何做好企业档案管理工作

如何做好企业档案管理工作

一、档案管理在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做

好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案管理工作做

好了，一方面可以为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据;另一方面有利于社会各方面了解和

准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行合作奠定坚实的

基础。企业要在竞争中立于不败之地，除做好人才的培养引进、注

重发挥人的主观能动性外，还要不断提高管理水平、整合资源、发

挥优势，提升企业的软实力。而做好档案管理工作，是提升企业管

理水平，服务企业发展的有效手段。只有不断更新档案管理观念，

积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映企业整体发

展现状和经营成果，才能更好地为企业发展服务。档案管理成果同

企业经营管理的有机结合决定了企业资源配置的取向和模式，决定

着企业的发展和未来，对于实现企业经营战略，不断提高管理效率

具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全

面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。

二、目前企业档案管理中存在的问题

一是重视程度不够。一些企业的管理者对档案管理工作没有给予高度重视，认为档案管理工作可有可无，部分档案管理人缺乏高度

的责任感，良好的职业道德，办事细心的态度，乐于奉献的精神和

系统扎实的档案管理理论知识，因而不能充分认识到档案事业在社

会发展中的.战略作用和实际意义，还没有形成企业管理层关心、重

视档案管理工作的氛围，企业的档案意识进一步弱化。

二是管理手段落后。目前，一般档案管理都采用一台微机、一套软件的管理办法，档案管理手段落后，档案管理技术跟不上日益增

长的档案利用需求。造成档案管理技术落后的主要原因有以下几点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的认识，投入不足;二是一些单

位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作

不熟练，导致先进设备没有发挥应有的作用;三是管理不规范，有的

虽有微机和档案管理软件，但档案并没有录入电脑，还主要按手工

方式管理利用，档案工作缺乏制度化的管理程序。

三是管理不规范。企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，各部门档案想交就交，

不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。有的企

业发展较快，档案管理人员调整频繁，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，

卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。在

立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，间隔时间太长，既不符合

事毕立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。一

般企业单位，档案室作为一独立科室，在行政上无法对其他科室、

部门进行管理，涉及档案管理、移交时，须向主管领导汇报，但主

管领导一般都是兼任，各项工作开展起来也较为困难，现在有些部

门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还，有遗失现象。

四是缺乏长期性、连续性的发展规则。企业档案工作在各级领导和有关部门的督促下开展的达标升级工作，在短时间促进了档案管

理水平的提升，取得明显效果。但达标过后，就出现后劲不足，没

有建立长效机制。再由于部分干部对档案管理的重视程度不够，对

档案在企业中的重要作用认识不足，甚至有的认为档案室就是资料

存放的地方，在某些人眼中甚至成了废纸仓库，造成了档案工作有

领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应

有的长期性和连续性的发展规则。

三、以规范化为抓手提升企业档案管理水平

档案工作规范化是实现档案管理现代化的重要中间环节。要不断创新理念，完善制度，在抓好硬件建设的同时，做实做好基础性工作，不断提高档案管理规范化水平。

(一)公文制发是推进档案工作规范化的基础性前提。公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决

定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工

作规范化，因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的基础。首先公文用纸质量要好，纸张尺寸规格要统一、规范、标准，符合

国家的有关规定。排版形式尽量统一，便于立卷装订。二要注意检

查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是

否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是字迹要清晰。不

论是草拟公文，工程图纸、合同，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是格式要规范，行文不要滥用

简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实

施应用。

(二)实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现

规范化的最大问题。档案工作规范化的根本目的就是要实现档案保

管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以

我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主，这不仅是我们在工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且

还是推进档案工作规范化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱，

二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与

资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相

似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的

重复度，提高档案利用的效率。三是在坚持“以我为主”归档原则

的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌

握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同

类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利

用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为

档案的规范化管理奠定坚实基础。

(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证。实践证明，案卷材料收集的是否完整决定和影响着档案的价值，而立卷的方法

与案卷装订质量则可能决定和影响着档案工作的规范化、标准化。

因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，我们必须一方面注意

解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，

另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化

管理。

(四)创新档案管理模式是档案工作规范化的发展趋势。随着数字化、网络化的发展，档案本身也不断发生变化，依赖电脑识别的电

子档案越来越多。传统的管理模式已难以适应社会发展的需求，存

在着档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意

识不强，硬件设备和技术落后、基础工作差等问题，各档案部门在

手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、

整理归纳所需周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”

等现象。为此新时期档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对当前的档案管理提出了新的挑战，要在管

理手段，管理方式上区别于传统档案管理，突破人工整理档案的局限，逐步实现档案管理现代化。

推荐访问： 如何做好公司档案管理工作 管理工作 如何做好 标签

---